Iako je još 2006. godine donesena strategija kojom je planirano uspostavljanje sistema upravljanja dokumentima i na to do sada potrošeno 5,5 miliona KM, taj sistem do danas nije zaživio u institucijama BiH i samo 27 od ukupno 73 institucije BiH započelo je taj posao.
Ovo se, između ostalog, navodi u reviziji učinka na temu "Elektronsko upravljanje dokumentima u institucijama BiH", koju je uradila Kancelarija za reviziju institucija BiH. Uspostavljanje sistema upravljanja dokumentima preduslov je za digitalizaciju i e-upravu, a ako se nastavi ovim tempom, BiH će tek za 22 godine stvoriti uslove da iskorači u ovoj oblasti.
Ono što posebno zabrinjava, a što su naveli revizori, jeste da sistemi upravljanja dokumentima koji su uvedeni u pojedine institucije nisu interoperabilni, odnosno nisu postavljeni na isti način, zbog čega je pitanje mogu li se uopšte uvezati među sobom.
-Većina institucija BiH prilikom nabavke sistema upravljanja dokumentima nije iskazivala zahtjev za interoperabilnost, otvorenost za integraciju ili povezivanje s drugim informacionim sistemom-, naveli su revizori.
Revizori su istakli i to da se usvajanjem Strategije reforme javne uprave u BiH 2006. godine Savjet ministara BiH opredijelio za jednoobraznu uspostavu sistema upravljanja dokumentima te da je od toga prošlo 15 godina i da je još neizvjesno kada će taj sistem biti uspostavljen u drugim institucijama.
-Poseban izazov će biti povezivanje sistema upravljanja dokumentima u cilju razmjene podataka i informacija iz razloga što ovi sistemi treba da budu standardizovani-, naglasili su revizori.
Inače, sistem upravljanja dokumentima je osnova za poslovanje bez papira i taj sistem kontroliše "životni ciklus" dokumenta u organizacijama od kreiranja, uređivanja, ispravljanja, praćenja i arhiviranja. Takođe, sistem omogućuje efikasno poslovanje, upravljanje i kontrolu nad predmetima, uključujući i automatizaciju zaprimanja dokumenta te u krajnjem slučaju povećava produktivnost i efikasnost organizacije i doprinosi uštedi vremena i troškova.
-Nepoznati su podaci kolika je vrijednost interno razvijenih softvera. Raspon vrijednosti nabavljenih sistema upravljanja dokumentima se kreće od 5.000 do 2,5 miliona KM-, piše u reviziji učinka, koja je procijenila da je do sada potrošeno više od 5,5 miliona KM na taj projekat, koji nije doveden do kraja.
Kada je riječ o troškovima, zbog neuspostavljanja sistema propuštena je i prilika da se ostvare uštede, a kako je istaknuto, "tri institucije su iz budžeta izdvojile oko 380.000 KM zato što nije realizovan projekat 'Sistemi za upravljanje dokumentima'".
Komentar na temu kašnjenja u uvođenju sistema upravljanja dokumentima i e-vlade pokušali smo dobiti i u Kancelariji koordinatora za reformu javne uprave, međutim Dragan Ćuzulan, koordinator, nije se javljao na mobilni telefon.
(Nezavisne)
